10 kroků k získání dotace

1) Vytvoření podrobného projektového záměru

Na začátku je třeba si ujasnit, na co peníze potřebujeme, a následně vypracovat podrobný projektový záměr. Projekt  by měl mít přesně specifikovaný cíl, logickou strukturu a měli bychom vědět, na jaké cílové skupiny je zaměřen. Velkou pozornost je třeba věnovat rozpočtu a promyslet financování projektu.

Tip: Nejprve si určete, co byste chtěli ve Vaší obci, firmě nebo organizaci zlepšit, a až potom hledejte zdroje financování.

2) Nalezení příslušného programu a v něm konkrétní oblasti podpory pro plánovaný záměr

Podle cíle projektového záměru vyhledáme vhodný program, který umožňuje financování vašeho záměru. Podrobné informace o něm nalezneme v programovém dokumentu, kde jsou specifikovány podporované oblasti a cíle programu. Obsahuje také přehled typů žadatelů, kteří mohou o podporu požádat. Programové dokumenty jsou k dispozici na těchto stránkách.

Tip: Základní orientaci o možnostech čerpání z  fondů  EU poskytují pracovníci Eurocenter, které naleznete v každém krajském městě.

3) Podání žádosti o podporu

Žádost o podporu představuje klíčový dokument, který rozhodne o úspěchu žádosti. Jako průvodce při jeho tvorbě slouží příručky a metodické pokyny řídicích orgánů. Kromě tištěných a elektronických verzí příruček jsou pro žadatele k dispozici i konzultace s odbornými pracovníky řídicích orgánů nebo zprostředkujících subjektů či specifické semináře.
Je třeba vyčkat na to, zda se pro daný projektový záměr otevře vhodná výzva. Existují průběžné výzvy, do kterých lze podat žádost v průběhu delšího časového období a které se vyhodnocují postupně, a kolové výzvy, které jsou otevřeny po několik týdnů až měsíců a všechny podané žádosti se vyhodnocují najednou. Informace o vyhlašovaných výzvách jsou uvedené v harmonogramu výzev. Ve výzvě jsou vždy přesně specifikovány podmínky pro předložení žádosti o podporu – např. typy podporovaných oblastí, její délka, typ oprávněných žadatelů, míra podpory či územní zaměření. Podané žádosti o podporu vyhodnocuje řídicí orgán, nebo jím pověřená instituce, tzv. zprostředkující subjekt.
Žádost i se všemi povinnými podklady a přílohami se podává do stanoveného termínu prostřednictvím elektronického systému ISKP MS 2014+.
 

4) Posouzení žádosti o podporu

Řídicí orgán či zprostředkující subjekt posuzuje žádosti o podporu podle hodnotících kritérií, která jsou součástí výzvy. V Příručce pro žadatele/příjemce najdeme informace o průběhu hodnocení – např. jak dlouho trvá proces hodnocení či jaké podmínky je nutné splnit pro to, aby byl projekt podpořen. Žadatelé jsou posléze informováni o výsledku hodnocení projektů a mohou se případně proti negativnímu výsledku hodnocení odvolat. Způsob odvolání se proti výsledku hodnocení je nastaven řídicími orgány jednotlivých operačních programů.

Tip: Již při sestavování žádosti prostudujte hodnotící kritéria a žádost jím přizpůsobte.

5) Realizace projektu

S úspěšným žadatelem je následně podepsána smlouva, která podrobně stanoví podmínky realizace projektu. Jedná se zejména o pravidla pro výběr dodavatelů, povinnou publicitu, zásady pro vedení a uchovávání dokladů apod.
 

Tip: Jakékoli změny oproti schválené projektové žádosti řešte s řídicím orgánem, abyste se vyhnuli nezpůsobilým výdajům.

6) Žádost o platbu

Peníze získáme na základě žádosti o platbu podané řídicímu orgánu nebo zastupující instituci. Platby mohou mít různé podoby – proplacení už vydaných výdajů (tzv. ex-post platba), poskytnutí prostředků dopředu (tzv. ex-ante platba) nebo využití tzv. kombinovaných plateb. Konkrétní podmínky žádostí o platbu stanovuje patřičný řídicí orgán.
 

7) Vyhodnocení a vyúčtování

Při předkládání žádosti o platbu je třeba prokazovat, že výdaje odpovídají podmínkám obsaženým v podepsané smlouvě. Nezapomínejme proto na průběžné pořizování fotografií, prezenčních listin, předávacích protokolů apod. Těmi budeme později dokládat faktury např. za realizovaná školení a semináře. Řídicí orgán následně zkontroluje, zda jsou naše nároky oprávněné. V případě, že jsou tzv. způsobilé, máme peníze brzy na účtu. Pokud by byly některé výdaje označeny jako nezpůsobilé, např. pokud jsme některé doklady nedoložili, případně doložili nesprávně (např. objednávka nesouhlasí s fakturou), řídicí orgán přistoupí ke korekci a nárokovanou částku nám o ně zkrátí.
 

8) Kontrola na místě

Vedle administrativní kontroly může přijít i kontrola na místo realizace projektu. Kontroly se mohou týkat například projektové dokumentace, fyzického stavu projektu či finanční stránky. Kontrola vždy sestaví protokol, který shrne poznatky a opatření, která jsou nutná zrealizovat, aby nám nehrozily sankce. Kontroly mohou být plánované i namátkové.

Tip: Pro případné kontroly je důležité mít veškerou dokumentaci na jednom místě, pořizovat zápisy z jednání, uchovávat originály dokumentů, veškerou korespondenci a nastavit procesy a kompetence v projektovém týmu.

9) Publicita projektu

Každý příjemce, který získal finanční podporu z fondů EU, má povinnost informovat o této pomoci v souladu s publicitou projektů. Ta má svá jasná pravidla, která jsou uvedena v příručkách pro žadatele a příjemce. U projektů menšího rozsahu je publicita nejčastěji splněna vyvěšením plakátu o velikosti A3 v místě realizace projektu. U finančně náročnějších projektů je třeba informovat okolí pomocí velkoplošného banneru či billboardu. Po jeho dokončení jsou pak tyto dočasné nosiče nahrazeny pamětní deskou. Informace o projektu zůstávají na místě minimálně po dobu udržitelnosti projektu.

Tip: Pro vytvoření požadovaných formátů je možné využít generátor nástrojů povinné publicity.

10) Udržitelnost projektu

Dnem proplacení poslední platby naše starost o projekt nekončí, ba naopak. Od nynějška bude třeba ho udržovat naživu i bez dotací po dobu, ke které jsme se uvázali ve smlouvě. Nejčastější dobou je pět let, u vybraných projektů může jít jen o tři roky. V případě, že bychom udržitelnost projektu nezajistili, bude nám uložena sankce a v krajním případě se od nás bude chtít vrácení části nebo i celé dotace. Udržitelnost projektu vypovídá o kvalitní přípravě celého našeho projektu. Udržet výstupy projektu po pět let je jen programová podmínka. Kvalitní projekt žije sám od sebe mnohem déle.

Kam dále pokračovat